Leistungen
In der Zusammenarbeit analysieren wir die Zentauren Arbeitsabläufe Ihrer Kanzlei und machen sichtbar, wo Zeit verloren geht, unnötige Rückfragen entstehen oder Abläufe unnötig kompliziert sind.
Ziel ist es, Transparenz über die tatsächlichen Prozesskosten zu schaffen und konkrete Ansatzpunkte für effizientere Abläufe zu identifizieren.
Dabei zeigt sich in vielen Kanzleien, dass bestimmte Kernprozesse besonders häufig für Zeitverluste verantwortlich sind.
- Mandantenaufnahme (Onboarding)
- Fristenmanagement
- Aufgabenverteilung im Team
- Mandatenkommunikation
- interne Zusammenarbeit und Übergaben
Diese fünf Bereiche entscheiden darüber, ob eine Kanzlei effizient arbeitet oder im Alltag ständig reagiert.
Unser Ansatz:
Klarheit vor Aktionismus
Schritt 1 – Analyse
Wir analysieren die fünf zentralen Prozesse Ihrer Kanzlei und machen sichtbar, wo Zeit verloren geht.
Schritt 2 – Struktur
Auf Basis der Analyse entwickeln wir klare Soll-Prozesse, Zuständigkeiten und Abläufe.
Schritt 3 – Umsetzung
Auf Wunsch begleiten wir die Einführung der neuen Prozesse im Team und koordinieren technische Umsetzungspartner.
Das CLEAR-Framework für strukturierte Kanzleiprozesse
- Capture – Wir erfassen die aktuellen Abläufe Ihrer Kanzlei und machen sichtbar, wo heute Zeit verloren geht.
- Locate – Wir identifizieren Engpässe, Doppelarbeit und unnötige Abstimmungen.
- Engineer – Wir entwickeln klare Soll-Prozesse mit eindeutigen Verantwortlichkeiten.
- Activate – Die neuen Abläufe werden so vorbereitet, dass sie im Kanzleialltag praktikabel eingeführt werden können.
- Refine – Bei Bedarf begleiten wir weitere Optimierungen und koordinieren die technische Umsetzung mit IT-Partnern.
Zeitersparnis
„Schon kleine Verbesserungen wirken."
Wenn in einer Kanzlei mit 5 Mitarbeitenden nur 20 Minuten pro Tag durch klare Prozesse eingespart werden, ergibt das bereits:
- 100 Minuten pro Tag
- 8,3 Stunden pro Woche
- über 33 Stunden zusätzliche Kapazität pro Monat
Das entspricht fast einer zusätzlichen Arbeitswoche pro Monat, ohne neuen Mitarbeitenden.
Ausgaben senken
„Auch kleine Prozessänderungen senken laufende Kosten."
Viele Kanzleien versenden noch einen Teil ihrer Kommunikation per Post – z. B. Unterlagen, Rückfragen oder Bescheide.
Wenn pro Woche nur 50 Briefe digital statt postalisch versendet werden, ergibt sich bereits folgende Einsparung:
- Porto ca. 0,85 € pro Brief
- Papier, Druck, Umschlag ca. 0,20 € pro Brief
Kosten pro Brief 1,05 €.
Einsparung von 50 Briefen:
- 52,50 € pro Woche
- 210 € pro Monat
- 2.520 € pro Jahr
Hinweis: Die zusätzliche Arbeitszeit für Drucken, Kuvertieren und Versand ist hier nicht eingerechnet. In der Praxis fällt die tatsächliche Einsparung daher meist deutlich höher aus.
Einstieg: Analyse der fünf zentralen Kanzleiprozesse
Der Einstieg ist bewusst klar und überschaubar.
Im Rahmen der Analyse:
- sprechen wir mit der Kanzleileitung
- analysieren die fünf wichtigsten Abläufe
- identifizieren Zeitverluste und Engpässe
- entwickeln konkrete Optimierungsvorschläge
Ergebnis der Analyse
Sie erhalten eine strukturierte Auswertung mit:
- Darstellung Ihrer aktuellen Prozesse
- identifizierten Zeitverlusten
- konkreten Verbesserungsvorschlägen
- Prioritäten für mögliche Optimierungen
Investition
Analyse der fünf zentralen Kanzleiprozesse
2.750 €
Optionale nächste Schritte:
Auf Wunsch begleiten wir anschließend auch:
- die Entwicklung neuer Prozessstrukturen
- die Einführung im Team
- sowie die Koordination technischer Umsetzungspartner
- die Effizienzsteigerung von weiteren Prozessen der Kanzlei